Roszczenia pracownika związane z pracą zdalną

Z dniem 07 kwietnia 2023 r. weszła w życie ustawa z dnia 01 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadzająca przepisy prawne regulujące zagadnienie pracy zdalnej.

Pojęcie pracy zdalnej przyjęte przez ustawodawcę jest szerokie i obejmuje każdy stosunek pracy (nie tylko na umowie o pracę). Pracą zdalną będzie więc każda praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Z powyższego wynika, iż normy wywodzone z Kodeksu pracy będą miały zastosowanie nie tylko wobec pracowników wykonujących stale pracę zdalnie, lecz również częściowo. Zaznaczenia jednak wymaga, iż większość przepisów nie znajduje zastosowania w przypadku tzw. okazjonalnej pracy zdalnej. Za taką uważa się pracę zdalną wykonywaną okazjonalnie na wniosek pracownika w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym (art. 67³³ k.p.).

W związku ze świadczeniem pracy poza siedzibą pracodawcy, a w konsekwencji ponoszenia przez pracowników kosztów związanych ze świadczeniem pracy, na pracodawcę został nałożony szereg obowiązków związanych z rekompensatą kosztów. Obligatoryjne dokonywanie jest przez pracodawcę pokrycie:

1. Kosztów związanych z serwisem, instalacją, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w szczególności urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
2. Pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych do wykonywania pracy zdalnej.

Obowiązek pokrycia kosztów nie powstaje, gdy pracodawca zapewnia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy. Z językowo-logicznej wykładni art. 67²⁴ § 1 pkt 2 k.p. wynika jednak, iż zapewnienie narzędzi pracy nie zwalnia pracodawcy od obowiązku pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych.

Nie są to jednak jedyne koszty które powinien pokryć pracodawca – obowiązek zwrotu innych kosztów pracy zdalnej może zostać określony w:

1. Porozumieniu między pracodawcą, a zakładową organizacją związkową (lub organizacjami)
2. Regulaminie, który jest wprowadzany przez pracodawcę po konsultacjach przedstawicielami pracowników, gdy w zakładzie pracy nie działają organizacje związkowe lub nie doszło do porozumienia z reprezentatywnymi zakładowymi organizacjami związkowymi,
3. Poleceniu pracy zdalnej, które jest wydawane, gdy nie zostało zawarte porozumienie lub nie został wydany regulamin,
4. Porozumieniu zawartym z pracownikiem, gdy nie zostało zawarte porozumienie z zakładową organizacją związkową (lub organizacjami) lub nie został wydany regulamin.

Określenie obowiązku poniesienia dodatkowych kosztów nie jest obligatoryjne, a pracodawca ostatecznie być zobowiązany wyłącznie do pokrywania wyłącznie kosztów o których w art. 67²⁴ § 1 pkt 2 k.p. Natomiast, jeżeli już zostanie ustalony zwrot pozostałych kosztów pracodawca jest zobowiązany do ich pokrycia.

Realizacja obowiązku pracodawcy w zakresie pokrycia kosztów związanych ze świadczeniem pracy zdalnie może nastąpić na dwa sposoby:

1. Poprzez wypłatę ekwiwalentu,
2. Poprzez wypłatę ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym ponoszonych przez pracownika kosztów w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Wysokość ekwiwalentu (sposób jego obliczania) powinien zostać ustalony z pracodawcą. Wybór rozliczania kosztów poprzez wypłatę ekwiwalentu będzie odpowiadał w większym stopniu rzeczywistym kosztom – w szczególności zużyciu materiałów. Warto nadmienić, iż w doktrynie prawa wskazuje się, iż wypłata ekwiwalentu nie może dotyczyć kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, co do których może zostać ustanowiony wyłącznie ryczałt (M. Mędrala, art. 67(24)  [w:] Praca zdalna. Komentarz do nowelizacji Kodeksu pracy, Warszawa, 2023). Wypłata ryczałtu wiąże się z ustaleniem z góry ustalonych średnich stawek za poniesione przez pracownika koszty związane ze świadczeniem pracy zdalnej, w tym zużycia energii elektrycznej i kosztów usług telekomunikacyjnych.

Co znamienne pokrycie przez pracownika kosztów pracy zdalnej nie podlega opodatkowaniu, co ustawodawca podkreślił wprost w art. 67²⁵ k.p. Rozwiązanie takie uznać należy za racjonalne, gdyż ekwiwalent lub ryczałt za ponoszone przez pracownika koszty nie są jego przychodem za świadczenie pracy, a maja stanowić rekompensatę za rzeczywiście poniesione koszty. Powyższe potwierdził również Dyrektor Krajowej Administracji Skarbowej  w piśmie z dnia 22 maja 2023 r., sygn. 0115-KDIT2.4011.170.2023.1.KC: „Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, 2687 i 2745 oraz z 2023 r. poz. 28 i 185). Zatem, otrzymane przez pracownika ww. świadczenia w związku z wykonywaną pracą zdalną nie stanowią jego przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.